Urlaubsanspruch in der Vier-Tage-Woche: In 5 Schritten richtig umrechnen

Die Vier-Tage-Woche ist im Mittelstand angekommen, als Pilotprojekt, als Recruiting-Argument oder als Teilzeitmodell. Spätestens bei der ersten Urlaubsplanung taucht eine Frage auf, die viele unterschätzen: Wie hoch ist der Urlaubsanspruch, wenn nur noch an vier Tagen gearbeitet wird?

Die Antwort ist einfacher, als sie klingt, hat aber Tücken beim Wechsel im laufenden Jahr. Hier erfährst du, wie du richtig umrechnest, was für vertraglichen Mehrurlaub gilt und welche Fehler Ärger auslösen.

Kurz gesagt: Der Urlaubsanspruch wird in der Vier-Tage-Woche proportional zu den Arbeitstagen umgerechnet. Der gesetzliche Mindesturlaub von 24 Werktagen bei sechs Werktagen pro Woche entspricht 16 Urlaubstagen bei vier Arbeitstagen. Die freie Zeit bleibt gleich: Beschäftigte haben weiterhin vier volle Wochen Erholung.

Was regelt das Gesetz zum Urlaubsanspruch?

Grundlage ist das Bundesurlaubsgesetz. Nach § 3 BUrlG beträgt der Urlaub jährlich mindestens 24 Werktage. Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind. Das Gesetz rechnet also mit einer Sechs-Tage-Woche von Montag bis Samstag.

Dahinter steht das europäische Recht. Die EU-Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG garantiert jedem Arbeitnehmer einen bezahlten Mindestjahresurlaub von vier Wochen. Genau diese vier Wochen sind der Maßstab, an dem sich jede Umrechnung orientiert.

Warum Werktage nicht Arbeitstage sind

Die 24 Werktage ergeben bei sechs Werktagen pro Woche genau vier Wochen. Arbeitet dein Team an weniger Tagen, wäre es unfair, dieselbe Zahl an Tagen zu gewähren. Ein Mitarbeiter mit fünf Arbeitstagen hätte sonst fast fünf Wochen frei. Deshalb rechnest du den gesetzlichen Urlaubsanspruch auf die tatsächlichen Arbeitstage um.

Gesetzlicher Mindesturlaub und vertraglicher Mehrurlaub

Viele Arbeitsverträge und Tarifverträge sehen mehr Urlaub vor als das Gesetz, oft 25 bis 30 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche. Dieser Teil heißt vertraglicher Mehrurlaub. Für ihn kannst du in Grenzen eigene Regeln vereinbaren, solange der gesetzliche Mindesturlaub unangetastet bleibt.

Vier-Tage-Woche: Wie hoch ist der Urlaubsanspruch?

Die Formel ist schlicht: Urlaubstage geteilt durch die Arbeitstage des Bezugsmodells, multipliziert mit den neuen Arbeitstagen pro Woche. Für den gesetzlichen Mindesturlaub heißt das: 24 Werktage geteilt durch sechs mal vier ergibt 16 Urlaubstage. Bei einer Fünf-Tage-Woche wären es 20 Tage.

• Gesetzlicher Mindesturlaub: 24 / 6 × 4 = 16 Urlaubstage in der Vier-Tage-Woche.
• Vertrag mit 25 Tagen bei fünf Tagen: 25 / 5 × 4 = 20 Urlaubstage.
• Vertrag mit 30 Tagen bei fünf Tagen: 30 / 5 × 4 = 24 Urlaubstage.
• Ergebnis in allen Fällen: gleich viele freie Wochen wie zuvor.

Ergibt die Rechnung Bruchteile, lohnt sich eine klare Regel im Vertrag. Den gesetzlichen Teil darfst du nicht einfach abrunden. Viele Unternehmen runden deshalb zugunsten der Beschäftigten auf oder gewähren halbe Tage.

Vier Tage mit voller Stundenzahl oder mit weniger Stunden

Für die Zahl der Urlaubstage spielt es keine Rolle, ob dein Team vier Tage mit je zehn Stunden arbeitet oder vier Tage in Teilzeit. Entscheidend ist allein die Zahl der Arbeitstage pro Woche. Der Unterschied zeigt sich beim Urlaubsentgelt, also der Vergütung während des Urlaubs.

Bei langen Arbeitstagen fällt ein Urlaubstag entsprechend schwerer ins Gewicht. Das Urlaubsentgelt richtet sich nach dem durchschnittlichen Verdienst der Zeit vor dem Urlaub. Wer vier lange Tage arbeitet, erhält pro Urlaubstag also mehr als in einem Modell mit fünf kürzeren Tagen.

Unregelmäßige Arbeitstage im Jahr

Nicht jede Vier-Tage-Woche ist starr. Manche Teams wechseln zwischen vier und fünf Tagen oder rotieren den freien Tag. Dann rechnest du den Urlaubsanspruch auf Jahresbasis: Urlaubstage mal tatsächliche Arbeitstage im Jahr, geteilt durch die Arbeitstage des Bezugsmodells im Jahr. Dokumentiere die Grundlage, damit die Rechnung nachvollziehbar bleibt.

Urlaub in Stunden statt in Tagen

Bei sehr unterschiedlich langen Arbeitstagen rechnen manche Betriebe den Urlaubsanspruch in Stunden. Das kann fair sein, wenn etwa montags zehn und freitags sechs Stunden gearbeitet werden. Der gesetzliche Maßstab bleibt aber die Erholungszeit von vier Wochen, nicht ein Stundenkonto.

Wenn du Stunden statt Tage führst, sollte die Umrechnung transparent sein und im Ergebnis mindestens den gesetzlichen Urlaubsanspruch abdecken. Für die meisten Teams im Mittelstand ist die Rechnung in ganzen Tagen klarer und weniger fehleranfällig.

Was passiert beim Wechsel im laufenden Jahr?

Hier liegt die größte Falle. Wechselt jemand im Sommer von fünf auf vier Tage, darfst du den bereits erworbenen Urlaubsanspruch nicht einfach rückwirkend kürzen. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Urlaub, der vor dem Wechsel entstanden ist und nicht genommen werden konnte, nicht nachträglich verringert werden darf.

In der Praxis teilst du das Jahr deshalb in Abschnitte. Für die Monate mit fünf Tagen gilt der alte Anspruch anteilig, für die Monate mit vier Tagen der neue. Die Summe ergibt den Jahresanspruch.

1. Stichtag festhalten: Ab wann gilt das neue Arbeitszeitmodell?
2. Anspruch vor dem Wechsel berechnen: anteiliger Urlaub nach dem alten Modell.
3. Bereits genommenen Urlaub abziehen: Resturlaub aus dieser Phase bleibt in voller Höhe bestehen.
4. Anspruch nach dem Wechsel berechnen: anteiliger Urlaub nach dem neuen Modell.
5. Schriftlich bestätigen: Teile dem Mitarbeiter die neue Urlaubsübersicht mit.

Am besten Urlaub vor dem Wechsel nehmen lassen

Die sauberste Lösung ist, Resturlaub vor dem Umstieg zu gewähren. Dann entsteht kein Mischanspruch, und die Verwaltung bleibt übersichtlich. Plane den Wechsel deshalb gemeinsam mit der Urlaubsplanung und sprich das Thema im Umstellungsgespräch offen an.

Welche Sonderfälle beim Urlaubsanspruch solltest du kennen?

Neben der Grundrechnung gibt es einige Situationen, die in der Vier-Tage-Woche häufiger auftreten. Kläre sie früh, bevor sie zu Konflikten im Team führen.

Hilfreich ist eine kurze interne Richtlinie, die jede dieser Fragen einmal beantwortet. So entscheiden Führungskräfte in verschiedenen Abteilungen einheitlich, und der Urlaubsanspruch wird nicht von Team zu Team unterschiedlich ausgelegt. Das spart dir Rückfragen und schützt vor dem Vorwurf der Ungleichbehandlung.

Feiertage am freien Tag

Fällt ein gesetzlicher Feiertag auf den freien Wochentag, entsteht kein zusätzlicher Anspruch. Ein Mitarbeiter, der freitags frei hat, bekommt für einen Feiertag am Freitag also keinen Ersatztag. Das empfinden manche als ungerecht, ist aber die Folge des Modells und gilt umgekehrt für Kollegen mit anderem freien Tag ebenso.

Krankheit während des Urlaubs

Erkrankt jemand im Urlaub, werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Das gilt in der Vier-Tage-Woche genauso. Der Urlaubsanspruch bleibt für diese Tage bestehen und muss später gewährt werden.

Übertragung und Verfall

Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig, dann muss der Urlaub in den ersten drei Monaten genommen werden. Verfallen kann der Urlaubsanspruch aber nur, wenn du als Arbeitgeber rechtzeitig und konkret auf den drohenden Verfall hingewiesen hast.

• Hinweispflicht: Informiere jede Person schriftlich über Resturlaub und Verfallsfristen.
• Aufforderung: Fordere ausdrücklich dazu auf, den Urlaub zu nehmen.
• Nachweis: Bewahre die Hinweise auf, sonst bleibt der Anspruch bestehen.

Eintritt und Austritt im laufenden Jahr

Den vollen Urlaubsanspruch erwirbt ein neuer Mitarbeiter erstmals nach sechs Monaten im Arbeitsverhältnis. Wer im laufenden Jahr eintritt oder in bestimmten Konstellationen früh wieder ausscheidet, hat einen Teilanspruch von einem Zwölftel des Jahresurlaubs pro vollem Monat. Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden auf volle Tage aufgerundet.

Für die Vier-Tage-Woche heißt das: Grundlage ist der bereits umgerechnete Jahresurlaub. Bei 20 Urlaubstagen im Jahr ergibt ein voller Monat also ein Zwölftel davon. Rechne mit diesem Wert, nicht mit dem Jahresurlaub einer Fünf-Tage-Woche.

Abgeltung beim Austritt

Endet das Arbeitsverhältnis, und der Urlaub kann nicht mehr genommen werden, ist er abzugelten. Auch hier musst du korrekt umgerechnete Tage zugrunde legen. Fehler bei der Umrechnung schlagen sich dann direkt in der Schlussabrechnung nieder.

So führst du die Vier-Tage-Woche urlaubsrechtlich sauber ein

Ein neues Arbeitszeitmodell ist mehr als ein neuer Dienstplan. Damit der Urlaubsanspruch kein Streitthema wird, solltest du die Einführung strukturiert vorbereiten. Welche Modelle es überhaupt gibt und wie sie sich auf Kosten auswirken, zeigt unser Überblick zur Vier-Tage-Woche bei vollem Lohnausgleich.

1. Modell festlegen: Vier lange Tage mit gleicher Stundenzahl oder Teilzeit mit weniger Stunden?
2. Arbeitszeitgrenzen prüfen: Vier Tage mit zehn Stunden stoßen an die gesetzliche Tagesgrenze.
3. Vertrag anpassen: Urlaubsanspruch in Arbeitstagen und Rundungsregel schriftlich festhalten.
4. Systeme umstellen: Lohn- und Zeiterfassung müssen die neue Urlaubsberechnung abbilden.
5. Kommunizieren: Erkläre dem Team die Rechnung, bevor Fragen aufkommen.

Die Tagesgrenze ist dabei kein Detail. Wie viele Stunden pro Tag und Woche zulässig sind, liest du im Beitrag zur wöchentlichen Höchstarbeitszeit. Ob sich der Rahmen bald ändert, ordnet unser Artikel zum Arbeitszeitgesetz 2026 ein.

Pilotphasen und befristete Modelle

Viele Unternehmen testen die Vier-Tage-Woche zunächst für einige Monate. Auch dann gilt die abschnittsweise Rechnung: Für die Pilotphase berechnest du den Urlaubsanspruch nach vier Tagen, für die Zeit davor und danach nach dem alten Modell. Lege Beginn und Ende des Tests schriftlich fest.

Kehrt das Team nach dem Pilot zur Fünf-Tage-Woche zurück, steigt die Zahl der Urlaubstage wieder. Plane diese Rückumstellung von Anfang an mit, damit die Personalabteilung nicht im Nachhinein jede Akte einzeln korrigieren muss.

Urlaubsplanung und Abdeckung im Team

Mit weniger Arbeitstagen pro Person wird die Besetzung enger. Wenn freie Tage und Urlaub zusammenfallen, entstehen schnell Lücken. Lege deshalb fest, wie viele Personen gleichzeitig fehlen dürfen, und stimme freie Wochentage im Team ab. Eine gemeinsame Urlaubsübersicht macht Engpässe früh sichtbar und erleichtert dir die Genehmigung.

Klare Kommunikation verhindert Konflikte

Viele Beschäftigte sehen zunächst nur, dass die Zahl der Urlaubstage sinkt. Erkläre deshalb gleich zu Beginn, dass die Zahl der freien Wochen gleich bleibt. Ein Rechenbeispiel mit dem eigenen Urlaubsanspruch überzeugt mehr als jeder Paragraf.

• Vorher: 30 Urlaubstage bei fünf Arbeitstagen ergeben sechs Wochen frei.
• Nachher: 24 Urlaubstage bei vier Arbeitstagen ergeben ebenfalls sechs Wochen frei.
• Botschaft: Der Urlaubsanspruch sinkt in Tagen, nicht in Erholungszeit.

Betriebsrat und Gleichbehandlung

Hat dein Unternehmen einen Betriebsrat, bestimmt er bei der Verteilung der Arbeitszeit auf die Wochentage und bei den Urlaubsgrundsätzen mit. Zudem dürfen Teilzeitkräfte nicht schlechter behandelt werden als Vollzeitkräfte. Die proportionale Umrechnung erfüllt diese Anforderung, eine pauschale Kürzung darüber hinaus nicht.

Fazit: Der Urlaubsanspruch folgt den Arbeitstagen

In der Vier-Tage-Woche bleibt die Erholungszeit gleich, nur die Zahl der Urlaubstage sinkt proportional. Gesetzlich sind es mindestens 16 Tage, vertraglicher Mehrurlaub wird nach derselben Formel umgerechnet. Heikel ist vor allem der Wechsel im laufenden Jahr, denn erworbener Urlaub darf nicht schrumpfen.

Wenn du Formel, Stichtag und Hinweispflichten sauber dokumentierst, wird der Urlaubsanspruch zum Vertrauensfaktor statt zum Streitpunkt. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.

FAQ: Häufige Fragen zu Urlaubsanspruch