Kurzarbeit 2026: 5 Voraussetzungen, Fristen und Ablauf für Arbeitgeber

Aufträge brechen weg, Lieferketten stocken, die Auslastung sinkt: In solchen Phasen stellt sich schnell die Frage nach Kurzarbeit. Sie hilft dir, Personalkosten zu senken, ohne eingespielte Teams zu entlassen. Doch das Instrument funktioniert nur, wenn du die Regeln genau kennst.

Dieser Beitrag zeigt dir, welche Voraussetzungen 2026 gelten, wie das Verfahren abläuft und welche Fehler Arbeitgeber teuer zu stehen kommen. So kannst du schnell und sicher entscheiden.

Kurz gesagt: Kurzarbeit ist möglich, wenn ein erheblicher, vorübergehender und unvermeidbarer Arbeitsausfall aus wirtschaftlichen Gründen oder durch ein unabwendbares Ereignis vorliegt. Mindestens ein Drittel der Beschäftigten muss jeweils mehr als 10 Prozent Entgeltausfall haben. Du zeigst den Ausfall bei der Agentur für Arbeit an, die dann das Kurzarbeitergeld zahlt.

Was ist Kurzarbeit und wie funktioniert sie?

Bei Kurzarbeit reduzierst du vorübergehend die Arbeitszeit deiner Beschäftigten, im Extremfall bis auf null. Für die ausgefallenen Stunden zahlst du kein Gehalt. Die Agentur für Arbeit gleicht einen Teil des Verdienstausfalls über das Kurzarbeitergeld aus, das du zunächst mit der Lohnabrechnung auszahlst und dir dann erstatten lässt.

Das Ziel ist klar: Unternehmen sollen Fachkräfte halten, statt sie in schwachen Phasen zu entlassen. Wenn die Nachfrage zurückkehrt, kannst du sofort wieder hochfahren. Gerade im Fachkräftemangel ist das ein starkes Argument.

Für deine Beschäftigten bedeutet das Modell Sicherheit, aber auch Einbußen. Sie behalten ihren Arbeitsplatz und ihre Sozialversicherung, verdienen aber weniger. Diese Balance solltest du im Blick behalten, wenn du über Dauer und Umfang entscheidest.

Für wen sich das Instrument eignet

Besonders sinnvoll ist das Modell für Betriebe, deren Probleme vorübergehender Natur sind. Typische Auslöser sind ein plötzlicher Auftragseinbruch, fehlende Vorprodukte oder eine behördlich angeordnete Schließung. Ist dagegen absehbar, dass dein Geschäftsmodell dauerhaft schrumpft, verschiebst du mit der Maßnahme nur notwendige Entscheidungen.

Frage dich deshalb ehrlich, ob die Nachfrage realistisch zurückkehrt. Sprich mit Kunden, Vertrieb und Controlling, bevor du den Antrag stellst. Die Agentur prüft ebenfalls, ob der Ausfall nur vorübergehend ist.

Wie hoch ist die Leistung?

Laut Bundesagentur für Arbeit erhalten Beschäftigte 60 Prozent des ausgefallenen Nettoentgelts. Haben sie mindestens ein Kind, sind es 67 Prozent. Du kannst diesen Betrag freiwillig aufstocken, wenn Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder eigene Entscheidung das vorsehen.

Kurzarbeit 2026: Welche Voraussetzungen gelten?

Damit die Agentur für Arbeit zahlt, müssen betriebliche und persönliche Voraussetzungen erfüllt sein. Prüfe sie sorgfältig, bevor du Kurzarbeit anordnest. Fehlt ein Punkt, trägst du das Risiko, dass Leistungen versagt oder zurückgefordert werden.

Betriebliche Voraussetzungen

• Erheblicher Arbeitsausfall: Er beruht auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis.
• Vorübergehend: Es muss absehbar sein, dass wieder voll gearbeitet wird.
• Unvermeidbar: Du hast zumutbare Maßnahmen wie Urlaubsabbau oder Arbeitszeitkonten genutzt.
• Mindesterfordernis: Bei mindestens einem Drittel der Beschäftigten liegt im Monat jeweils ein Entgeltausfall von mehr als 10 Prozent vor.
• Mindestens ein Beschäftigter: Im Betrieb arbeitet mindestens eine sozialversicherungspflichtig beschäftigte Person.

Was nicht als Arbeitsausfall zählt

Kein Anspruch besteht bei Ausfällen, die branchenüblich, betriebsüblich oder saisonbedingt sind. Wer also jedes Jahr im Winter weniger zu tun hat, kann diese Phase nicht über Kurzarbeit abfedern. Für bestimmte Branchen gibt es dafür eigene Instrumente wie das Saison-Kurzarbeitergeld.

Persönliche Voraussetzungen

Die betroffenen Beschäftigten müssen ihre Tätigkeit nach Beginn des Arbeitsausfalls fortsetzen und sozialversicherungspflichtig beschäftigt sein. Das Arbeitsverhältnis darf nicht gekündigt oder durch Aufhebungsvertrag beendet sein. Minijobber und Auszubildende haben in der Regel keinen Anspruch.

Zumutbare Alternativen zuerst nutzen

Die Agentur erwartet, dass du vorher alle zumutbaren Mittel ausschöpfst. Dazu gehört, Resturlaub aus dem Vorjahr einzubringen, sofern keine vorrangigen Urlaubswünsche entgegenstehen. Auch positive Arbeitszeitkonten sind in vielen Fällen zuerst abzubauen. Prüfe zudem, ob sich Beschäftigte vorübergehend in anderen Abteilungen einsetzen lassen.

Rechtliche Grundlage im Betrieb

Du kannst Kurzarbeit nicht einfach einseitig anordnen. Du brauchst eine Rechtsgrundlage, etwa eine Klausel im Arbeitsvertrag, einen Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung. Gibt es einen Betriebsrat, hat er ein Mitbestimmungsrecht. Ohne Grundlage musst du mit jeder einzelnen Person eine Vereinbarung treffen.

Achte bei Einzelvereinbarungen auf eine klare Formulierung. Sie sollte Beginn, voraussichtliche Dauer, betroffene Bereiche und den Umfang der Arbeitszeitreduzierung nennen. Lass das Muster im Zweifel arbeitsrechtlich prüfen, bevor du es verteilst.

So beantragst du Kurzarbeit Schritt für Schritt

Das Verfahren besteht aus zwei Teilen: der Anzeige des Arbeitsausfalls und dem monatlichen Leistungsantrag. Beide haben feste Fristen, die du unbedingt einhalten solltest.

1. Arbeitsausfall prüfen: Dokumentiere Ursachen, betroffene Bereiche und erwartete Dauer.
2. Rechtsgrundlage schaffen: Schließe Betriebsvereinbarung oder Einzelvereinbarungen ab.
3. Anzeige erstatten: Die Anzeige muss in dem Monat bei der Agentur für Arbeit eingehen, in dem die Kurzarbeit beginnt.
4. Bescheid abwarten: Die Agentur prüft, ob die Voraussetzungen dem Grunde nach erfüllt sind.
5. Abrechnen: Zahle die Leistung mit dem Lohn aus.
6. Erstattung beantragen: Der Antrag muss innerhalb von drei Monaten nach Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats eingehen.

Rechne in der Lohnabrechnung genau. Grundlage ist die Differenz zwischen dem pauschalierten Nettoentgelt aus dem Sollentgelt und dem aus dem tatsächlich erzielten Istentgelt. Viele Lohnprogramme berechnen das automatisch, trotzdem lohnt sich eine Plausibilitätskontrolle bei den ersten Abrechnungen.

Verpasst du die Antragsfrist, verfällt der Anspruch für diesen Monat. Lege die Termine deshalb fest in deinen Lohnkalender und benenne eine verantwortliche Person.

Wichtige Unterlagen

• Begründung des Arbeitsausfalls mit Belegen, etwa Auftragsrückgang
• Betriebsvereinbarung oder Einzelvereinbarungen
• Arbeitszeitnachweise und Abrechnungslisten
• Nachweise über genutzte Alternativen wie Urlaub oder Zeitkonten

Wie lange kannst du Kurzarbeit nutzen?

Die gesetzliche Bezugsdauer beträgt bis zu zwölf Monate. Für den Zeitraum vom 01.01.2025 bis längstens zum 31.12.2026 hat die Bundesregierung die maximale Bezugsdauer auf 24 Monate verlängert. Das gibt dir in einer längeren Schwächephase mehr Spielraum.

Ob diese Sonderregel über 2026 hinaus verlängert wird, ist offen. Plane deshalb so, als ob ab 2027 wieder die gesetzliche Grundregel gilt. Verfolge die Entwicklung und sprich frühzeitig mit deiner Agentur für Arbeit.

Zusammenarbeit mit der Agentur für Arbeit

Suche frühzeitig das Gespräch mit dem Arbeitgeber-Service deiner örtlichen Agentur. Dort bekommst du Hinweise zu Formularen, Fristen und typischen Rückfragen. Ein kurzer Austausch vor der Anzeige spart dir oft Korrekturschleifen und beschleunigt die Bearbeitung.

Halte außerdem alle Unterlagen für eine spätere Prüfung bereit. Die Agentur kann nach dem Ende der Maßnahme eine Abschlussprüfung durchführen und dabei Arbeitszeitnachweise, Abrechnungen und Vereinbarungen einsehen. Wer von Anfang an ordentlich dokumentiert, hat hier nichts zu befürchten.

Die Kosten für Arbeitgeber

Auch während der Kurzarbeit entstehen dir Kosten. Dazu zählen die Löhne für die geleisteten Stunden, Sozialversicherungsbeiträge und Urlaubsansprüche. Plane diese Belastung in deiner Liquiditätsplanung ein, zumal du die Leistung zunächst vorstreckst.

Steuern und Sozialversicherung

Die Leistung selbst ist für Beschäftigte steuerfrei, unterliegt aber dem sogenannten Progressionsvorbehalt. Das kann im Folgejahr zu einer Nachzahlung führen. Weise dein Team darauf hin, damit niemand von einem Steuerbescheid überrascht wird.

Für Arbeitgeber bleiben Sozialversicherungsbeiträge auf die ausgefallenen Stunden ein relevanter Kostenblock. Wie hoch er ausfällt und ob Erstattungen möglich sind, hängt von der aktuellen Rechtslage ab. Lass dir die Belastung von deiner Lohnbuchhaltung konkret durchrechnen, bevor du entscheidest.

Aufstocken oder nicht?

Viele Unternehmen zahlen freiwillig einen Zuschuss, um die Einbußen ihrer Beschäftigten abzufedern. Das stärkt Loyalität, kostet aber Geld. Wäge ab, welche Gruppen besonders wichtig für den Neustart sind und wie viel Spielraum deine Finanzen hergeben. Prüfe außerdem, ob Tarifverträge bereits eine Aufstockung vorschreiben.

Häufige Fehler bei der Kurzarbeit

Die Agentur für Arbeit prüft nach dem Ende der Kurzarbeit häufig, ob alle Angaben korrekt waren. Fehler können zu Rückforderungen führen. Diese Stolperfallen solltest du kennen.

• Anzeige zu spät: Geht die Anzeige erst im Folgemonat ein, gibt es für den Vormonat in der Regel keine Leistung.
• Arbeitszeit nicht dokumentiert: Ohne saubere Nachweise lassen sich Ausfallstunden nicht belegen.
• Alternativen ignoriert: Wer Urlaub und Zeitguthaben nicht prüft, riskiert Kürzungen.
• Überstunden trotz Kurzarbeit: Mehrarbeit in betroffenen Bereichen widerspricht dem Arbeitsausfall.
• Kommunikation vergessen: Unsichere Beschäftigte suchen sich schnell einen neuen Job.

Transparent kommunizieren

Kurzarbeit verunsichert. Erkläre deinem Team offen, warum du diesen Schritt gehst, wie lange er voraussichtlich dauert und was er finanziell bedeutet. Wer informiert ist, bleibt eher an Bord. Nutze die Zeit außerdem für Weiterbildung, damit deine Leute gestärkt aus der Phase kommen.

Weiterbildung in der Ausfallzeit

Ausfallstunden lassen sich für Qualifizierung nutzen. Das stärkt dein Team für die Zeit nach der Krise und signalisiert Wertschätzung. Kläre mit der Agentur, welche Förderprogramme für Weiterbildung infrage kommen und welche Bedingungen dafür gelten.

• Digitale Kompetenzen für neue Software und Prozesse
• Technische Schulungen für neue Maschinen
• Führungstrainings für Nachwuchskräfte
• Sprach- und Vertriebsschulungen für neue Märkte

Frühzeitig gegensteuern

Je früher du einen Auftragsrückgang erkennst, desto besser kannst du reagieren. Welche Signale sich dafür eignen, liest du in unserem Beitrag zu den Frühindikatoren der Konjunktur. Kurzarbeit ist dann ein Baustein in einem größeren Maßnahmenpaket.

Kurzarbeit beenden: So gelingt der Neustart

Genauso wichtig wie der Einstieg ist der Ausstieg. Sobald die Aufträge zurückkehren, solltest du die reduzierte Arbeitszeit zügig zurückfahren. Teile der Agentur mit, ab wann wieder voll gearbeitet wird, und rechne den letzten Monat sauber ab.

1. Auslastung beobachten: Lege fest, ab welcher Auftragslage du wieder voll startest.
2. Stufenweise hochfahren: Beginne mit den Bereichen, in denen die Nachfrage zuerst anzieht.
3. Team einbinden: Informiere frühzeitig über den Zeitplan und neue Prioritäten.
4. Bilanz ziehen: Halte fest, was gut lief und was du beim nächsten Mal besser machst.

Nutze den Neustart auch, um Prozesse zu überprüfen. Viele Unternehmen entdecken in ruhigeren Phasen Abläufe, die sich vereinfachen lassen. Diese Erkenntnisse sind ein wertvoller Nebeneffekt einer schwierigen Zeit.

Fazit: Kurzarbeit als Brücke durch schwache Phasen

Kurzarbeit ist ein wirksames Instrument, um Fachkräfte in schwierigen Zeiten zu halten. Die Voraussetzungen sind klar: erheblicher, vorübergehender und unvermeidbarer Arbeitsausfall, das Drittel-Erfordernis und eine saubere Rechtsgrundlage im Betrieb. Die verlängerte Bezugsdauer von bis zu 24 Monaten gilt nach aktuellem Stand bis Ende 2026.

Prüfe vor jeder Entscheidung, ob der Ausfall wirklich vorübergehend ist. Ist er es nicht, brauchst du andere Antworten, etwa eine neue Ausrichtung deines Angebots oder eine Anpassung deiner Strukturen. Ehrlichkeit an dieser Stelle schützt dich vor teuren Fehlentscheidungen.

Halte die Fristen ein, dokumentiere sorgfältig und kommuniziere offen mit deinem Team. Dann wird Kurzarbeit zur Brücke und nicht zur Belastung. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.

FAQ: Häufige Fragen zu Kurzarbeit